Wie können Sie Ihre Verwaltungsdokumente ordnungsgemäß aufbewahren?

Ohne ordnungsgemäße Aufbewahrung ist es nicht immer einfach, Ihre Verwaltungsdokumente zu finden. Wie kann man einen Kaufvertrag aus dem Jahr 2001 finden, wenn er in einer Schachtel mit anderen Unterlagen gestapelt ist? Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Aufbewahrung, um zu vermeiden, dass Sie Zeit damit verschwenden, in mehreren Kisten nach einem Dokument zu suchen.

Wie lange sollten Sie Ihre Papiere aufbewahren?

Es ist wichtig, diese zu behalten Verwaltungspapiere, aber sie haben auch ihr Ablaufdatum. Daher ist es nach einer bestimmten Zeit nicht mehr erforderlich, bestimmte Dokumente wie Rechnungen und Erklärungen aller Art aufzubewahren. Hier ist eine Zusammenfassung der Zeiträume, in denen es ratsam ist, die verschiedenen Papiersorten aufzubewahren:

• 1 Jahr: Telefon-, Internet- oder Umzugsrechnungen oder Zahlungsnachweis für eine PV.
• 2 Jahre: Familienzulagenerklärungen, Arzthonorare, Kündigungsschreiben, Sozial- und gegenseitige Sicherheitspapiere sowie Kreditdokumente.
• 3 Jahre: Bekanntmachungen über audiovisuelle Lizenzen und Gewinn- und Verlustrechnungen.
• 5 Jahre: Wasser- und Stromrechnungen, Mieteinnahmen und Mietkosten, Gasrechnungen, Steuerbescheinigungen, Mietvertrag und Nachweis der Zahlung von Unterhaltszahlungen.
• 10 Jahre: Kontoauszüge, Einzahlungsscheine, Hypothekendarlehen, Lebensversicherungsverträge nach dem Todesdatum ...
• 30 Jahre: Autoreparaturrechnungen, Baurechnungen, Krankenhausrechnungen und zivile Schuldverschreibungen.
• Für das Leben: Ehevertrag, Familienbuch, Militärbuch, Diplome, Testamente, Eigentumsrechte, Spenden, Gesundheitsakte, Impfbescheinigung, Krankenakten, Gehaltsabrechnungen, Adoptionsbescheinigungen, Arbeitsverträge ...

Der beste Tipp für ein aufgeräumtes Haus ist halte das Nötigste. Es ist nicht erforderlich, alle eingegangenen Briefe und Papiere aufzubewahren. Es ist daher notwendig, die nicht nützlichen Papiere sofort wegzuwerfen.

Aufbewahrung alltäglicher Dokumente

Um aufzuräumen, müssen Sie zwischen alltäglichen Dokumenten und anderen Dateien unterscheiden. Das aktuelle Dokumente sind solche, die häufig konsultiert werden und sich daher an einem leicht zugänglichen Ort befinden müssen. Dokumente, die selten konsultiert werden, können in Kartons oder oben in einem Regal abgelegt werden. Hier sind einige Arten der Aufbewahrung für die verschiedenen Papiersorten:

• Shirts in verschiedenen Farben

Farben werden verwendet, um Dokumente voneinander zu unterscheiden. In jedem Ordner sollten Sie auch Taschen verwenden, um die Papiere zu klassifizieren: eine Tasche für Steuern, eine Tasche für EDF-Dokumente, eine andere für Wasserrechnungen ...

• Zwickelhemden

Ordner mit Zwickel sind praktisch zum Speichern umfangreicher Dokumente. Ein Ordner ermöglicht es somit, verschiedene Dokumente zu einem Thema zu klassifizieren (Beispiel: alle Papiere zum Hausbau).

• Ringbücher

Sie sind praktisch, um Dokumente einfach zu konsultieren, ohne sie aus ihrem Speicher zu lösen. Außerdem können die Papiere durch Trennwände getrennt werden, um sie leichter finden zu können. Die Teiler können auch Anzeigen anzeigen, um die Aufgabe bei der Suche zu erleichtern. Diese können in alphabetischer Reihenfolge, nach Datum usw. angeordnet werden.

• Möbel mit Schubladen

Wenn die zu lagernden Papiere in großer Anzahl vorhanden sind, ist es besser, sich für einen Aktenschrank zu entscheiden. Letzteres hat Schubladen, in denen die verschiedenen Dokumente an Stangen aufgehängt und leicht zugänglich sind.

Verwaltungsdokumente geschickt organisieren

Natürlich erleichtert die Verwendung eines angemessenen Speichers die Klassifizierung von Dateien, aber es ist auch wichtig zu wissen, wie Dokumente nach ihrem Typ organisiert werden. Hier ist ein Beispiel für eine Klassifizierung zur Erleichterung der Forschung:

• Familiendatei: Enthält alle familienbezogenen Dokumente wie Heiratsurkunde, Ausweispapiere, Pässe, Geburtsurkunden ...
• Bildungsakte: Schulzeugnis, Unterlagen zur Kindertagesstätte usw.
• Steuerdatei: Einkommensteuererklärung, Wohnungssteuer ...
• Gesundheitsakte: Krankenakten, Rezepte, medizinische Untersuchungen (Radio, Scanner, Ultraschall usw.) ...
• Rechnungsdatei: Dienstleistungen (Wasser, Gas, Strom, Telefon, Internet usw.), Rechnungen für Waren und Arbeiten usw.
• Versicherungsakte: Kfz- und Hausversicherungsverträge, Lebensversicherungen, Schadensfälle, Echtheitszertifikate ...
• Berufsakte: Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Diplome ...
• Wohnungsakte: Mietvertrag, Mietbeleg, Eigentümer- / Mieterbriefe usw.
• Bankdatei: Kontoauszüge, Vertrag, Überweisungsauftrag usw.

Archivierung von Verwaltungsdokumenten

Idealerweise sollte dies erfolgen Archivierung bestimmter Dokumente mindestens einmal im Jahr. Archivierte Dateien sind ordentlich in Feldern nach Datum oder alphabetisch und nach Themen angeordnet. Auch hier ist es am besten, eine Farbe pro Thema zu verwenden. Hier ist ein Beispiel für die Speicherung im Detail:

• Rosa Hemd für Rechnungen, gelb für Finanzen, blau für Versicherung…
• Sortieren nach Reihenfolge: alphabetische Reihenfolge von A bis Z oder nach Datum (nach Monat, dann nach Jahr). Dies erleichtert die Unterscheidung zwischen neueren und älteren Dokumenten.

Das Wichtigste ist, eine flüssige Anordnung zu schaffen, die es beispielsweise einfach macht, eine Wasserrechnung für Januar letzten Jahres zu finden. Wenn die Papiere trotz Ordnung immer noch schwer zu finden sind, müssen Sie Ihre Aufbewahrungstechniken überprüfen.

Weitere Tipps zum Aufräumen Ihrer Verwaltungsunterlagen

Es ist einfacher zu lagern, wenn weniger Papier aufbewahrt werden muss. Neben dem Sortieren und Entfernen veralteter Dokumente ist es auch möglich, das zu verwenden Online-Rechnungsstellung zu Hause weniger Post erhalten. Es ist jedoch notwendig, regelmäßig durchzuführen Backups auf mehreren Stützen, um Verluste zu vermeiden. Für zusätzliche Sicherheit sollten Online-Backups für wichtige Dokumente erstellt werden.

Wenn die Post eintrifft, ist es wichtig, sie vorab abzulegen, um zu verhindern, dass sie sich monatelang in einer Ecke des Büros ansammelt. Dringende Briefe sollten sofort gelesen werden, während andere nach Priorität sortiert werden können. Es ist ratsam, einen Büroorganisator zu haben, um wichtige Papiere, die Maßnahmen erfordern (Zahlung einer Rechnung, Vorladung usw.), und Papiere, die eingereicht werden müssen (Kontoauszüge, automatische Lastschriftrechnungen usw.), aufzubewahren. Mit diesem Trick können Sie veraltetes Papier entfernen, das wie Flyer und Werbung sofort weggeworfen werden kann.